Tính năng chèn, xóa, và sắp xếp lại text mà không cần gõ nhập lại là tính năng chính của các chương trình xử lý văn bản. Ngoài tính năng này, các chương trình xử lý văn bản còn cung cấp các tính năng khác mà những người đánh máy chữ không bao giờ dám mơ tới. Đối với những người mới bắt đầu, phần lớn các chương trình xử lý văn bản có thể thực hiện các tác vụ cơ bản sau đây.
1. Sử dụng các font chữ và kiểu text khác nhau
Các chương trình xử lý văn bản có thể hiển thị và in các ký tự trong nhiều font chữ và kích cỡ khác nhau, với các thuộc tính như in đậm, gạch dưới và in nghiêng.
2. Tìm kiếm và thay thế các ký tự
Các chương trình xử lý văn bản có thể tìm kiếm và thay thế các ký tự được chỉ định, tính năng này hữu ích nếu bạn nhận thấy rằng bạn đã nhập sai tên của một người nào đó trong một tài liệu. Bạn cũng có thể sử dụng nó để tránh bớt việc gõ nhập. Chẳng hạn, bạn có thể gõ nhập một ký tự nào đó như ~ mỗi khi bạn muốn hiển thị tên của công ty và sau đó thay thế mỗi lần xuất hiện của ~ bằng chính tên của công ty.
Tất cả các chương trình xử lý văn bản có một tính năng tìm kiếm và thay thế cho phép bạn thay mỗi lần xuất hiện của một tập hợp ký tự bằng một tập hợp ký tự khác.
3. Gióng thẳng text
Các chương trình xử lý văn bản cũng có thể tụ động canh giũa text, gióng thẳng nó với lề trái hoặc phải, hoặc canh đều text hai bên, để các ký tự gióng thẳng ở lề trái cũng như lề phải.
4. Đánh số trang
Bạn có thể có một chương trình xử lý văn bản tự động in số trang ở đầu hay cuối mỗi trang. Điều này giúp bạn tránh được sự phiền phức của việc nhập các số trang vào trong text và sau đó di chuyển chúng khi sự hiệu chỉnh của bạn làm cho trang bị ngắt.
5. Bổ sung Header và Footer
Bạn có thể in header và footer – phần text được chỉ định ở đầu hay cuối mỗi trang. Các header và footer này có thể có số trang hiện hành. Một số chương trình cho phép bạn chỉ định các header hay footer khác nhau cho trang đầu tiên của tài liệu hay cho các trang lẻ và chẵn. Bạn sẽ không luôn luôn tìm thấy số trang hay header và footer trong phiên bản trên màn hình của tài liệu. Tuy nhiên, chúng sẽ hiển thị khi bạn xem trước khi in hay in tài liệu.
6. Sử dụng Footnote và Endnote
Một điều khác mà bạn có thể cần thực hiện là định dạng và quản lý các footnote và endnote. Phần lớn các chương trình xử lý văn bản cho phép bạn gán các footnote hay endnote vào những nơi đặc biệt trong tài liệu. Nếu bạn bổ sung thêm footnote hay sắp xếp lại text, thì chương trình tự động di chuyển và đánh lại số các chú thích khi cần thiết. Nếu bạn sử dụng footnote (thay vì endnote), chương trình tự động tính khoảng trống cần thiết cho các chú thích ở cuối của mỗi trang và in footnote ở đúng chỗ của nó.
7. Dấu nối
Các chương trình xử lý văn bản có thể tự động gạch dấu nối giữa các từ ở cuối một dòng. Phần lớn các chương trình sử dụng các từ điển cài sẵn để ngắt các từ giữa các âm tiết và yêu cầu bạn chỉ định một vị trí cho dấu nối trong các từ không được tìm thấy trong từ điển đó.
Hãy nắm rõ những thủ thuật đó để thực hiện trên văn bản đơn giản và nhanh chóng hơn nhé!
