Ngoài những tính năng quen thuộc như chèn, xóa, sắp xếp lại test mà không cần nhập lại thì khi làm việc với văn bản còn có thêm nhiều chương trình xử lý khác mà bạn chưa biết. Hãy cùng tìm hiểu thêm những tính năng ấy.
1. Các cột
Bạn có thể sắp xếp text trong hai hay nhiều cột (như các tờ báo và tạp chí vẫn thường làm).
2. Kiểm tra chính tả
Bạn có thể nhờ chương trình xử lý văn bản kiểm tra các từ sai chính tả trong tài liệu, tiến trình này được gọi là kiểm tra chính tả (spell checking). Tuy các bộ kiểm tra chính tả rất hữu ích nhưng chúng không thể hoàn toàn thay thế con người. Các bộ kiểm tra chính tả chỉ kiểm tra một từ nào đó có tồn tại hay không; chúng không cho bạn biết từ đó có đúng với ngữ cảnh hay không. Chẳng hạn, nếu bạn gõ nhập “here”, trong khi bạn muốn “hear”, hay “major” thay vì “mayor”, bộ kiểm tra chính tả sẽ không nhận ra được điều này.
Phần lớn các chương trình xử lý vấn bản có thể tự động kiểm tra các từ sai chính tả trong tài liệu và gợi ý các từ đúng.
3. Sử dụng từ điển đồng nghĩa (Thesaurus) cài sẵn
Bạn có thể xác định các từ đồng nghĩa cho từ được chọn. Tính năng Thesaurus này rất hữu ích khi bạn nhận thấy mình sử dụng cùng một từ lặp đi lặp lại nhiều lần, hoặc khi bạn hoàn toàn không thể xác định từ mà bạn muốn.
Nhiều chương trình xử lý văn bản có một tính năng Thesaurus cho phép bạn tra tìm các từ đồng nghĩa với từ được chỉ định.
4. Chèn các ký tự đặc biệt
Phần lớn các chương trình xử lý văn bản cho phép bạn nhập vào các ký tự đặc biệt và các ký hiệu mà bạn không thể tạo trên phần lớn các máy đánh chữ, bao gồm các ký tự tiếng nước ngoài, các dấu bullet, và các ký hiệu toán học.
5. Tạo dữ liệu xuất cá nhân hóa
Tính năng này, thường được gọi là mail merge (trộn thư), cho phép bạn tạo các tài liệu, chẳng hạn mỗi tài liệu chứa tên và địa chỉ của một cá nhân.
Hầu như các chương trình xử lý văn bản đều cho phép bạn tạo các thư mẫu “cá nhân hóa” (một tính năng được gọi là trộn thư).
6. Bổ sung đồ họa và định dạng
Bạn có thể đưa các đường thẳng, các hộp, và hình ảnh vào trong một tài liệu. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho việc tạo các bản tin nội bộ hay các bản báo cáo.
7. In phong bì và nhãn thư
Bạn có thể sẽ in phong bì và nhãn thư. Một số chương trình xử lý văn bản thậm chí có thể in phong bì bằng cách kéo tên và địa chỉ ra khỏi đầu bức thư nghĩa là bạn không phải gõ nhập nó.
8. Sử dụng các table và lưới ô
Nhiều chương trình xử lý văn bản có các công cụ để tạo và quản lý các table thông tin (nghĩa là text được nhập vào một lưới gồm các hàng và các cột). Nhiều chương trình cho phép bạn điều chỉnh các hàng và các cột sau khi bạn nhập text vào, và một số cho phép bạn áp dụng định dạng đặc biệt – chẳng hạn như tạo bóng cho một hàng. Trong một số trường hợp, bạn có thể rê một table từ một chương trình trên bảng tính và thả nó vào một chương trình xử lý văn bản.
9. Kiểm tra ngữ pháp
Một số chương trình cho phép bạn lướt qua tài liệu để tìm các lỗi ngữ pháp, chẳng hạn như dấu chấm câu sai, thể bị động được sử dụng quá nhiều, hoặc sử dụng dư câu hay cụm từ.
Với bài viết hi vọng bạn sẽ có thêm nhiều nguồn thông tin hữu ích để bổ sung vào các thao tác của mình thực hiện công việc với văn bản nhanh chóng hơn!
